P!ONE Procure2Pay

    Einkaufsabteilungen stehen oft vor der Herausforderung, ihren Leistungsschwerpunkt von operativer Beschaffung zum strategischen Einkauf zu verlagern. Aber diesen Wandel zu planen erfordert selbst strategischen Freiraum, den die Masse der täglichen operativen Anfragen und Eskalationen einfach nicht zulässt. Wie kann man diesen Teufelskreis durchbrechen? Ein ganz praktischer Weg kommt mit dem Paradigmenwechsel weg von klassischer Projektabwicklung mit umfangreicher Konzeption und mehrjährigem Projektphasenplan hin zur schrittweisen Umsetzung auf Basis von Best Practices und einem agilen Vorgehen in Sprints. Damit können sowohl die Prioritäten als auch die Kosten optimal gesteuert werden.

    Dazu braucht es einen geeigneten Partner, denn wenn man die Prozessautomatisierung nicht selbst konzipieren will, muss man die Erfahrungen anderer Einkaufsorganisationen nutzen. So kann man sich viele Konzeptionsaspekte sparen, denn die operative Beschaffung kennt heute viele gute Beispiele aus langjähriger Praxis. Zusätzlich braucht es aber auch einen stabilen Partner mit einem flexiblen und fairen Preismodell, damit die Kosten im richtigen Verhältnis zum Nutzen stehen und der unternehmensweite Ausbau des Systems nicht den Finanzrahmen sprengt. 

     

P!ONE Procure2Pay Module

  • Lieferantenmanagement
    Lieferanten flexibel integrieren

    Die Vielfalt in der Lieferantenlandschaft des Einkaufs ist groß. Vom selbstständigen Freelancer mit wertvollen Spezialkenntnissen bis zum Systemlieferanten für eine ganze Warengruppe, vom IT-affinen Startup bis zum IT-fernen Traditionsunternehmen: Die Digitalisierung der Zusammenarbeit mit den Lieferanten wird nur erfolgreich sein, wenn alle Partner mitmachen und für sich selbst einen Vorteil in der Digitalisierung erkennen.

    Dies erreicht die P!ONE Commercial Collaboration Cloud, indem sie alternative Wege für die Lieferantenintegration bietet. Während sie große Lieferanten direkt per EDI anbinden lassen, können kleinere und wenig IT-affine Lieferanten über das Internet vergleichbar mit ebay ihre kaufmännischen Dokumente einsehen, ändern, herunterladen oder hochladen. Insbesondere können sie aus Bestellungen direkt Rechnungen generieren lassen, so dass Lieferant wie Einkauf sicher sein können, dass Bestellung und Rechnung 100% zusammenpassen, die Rechnung damit auf Einkaufsseite automatisch geprüft werden kann und die vertragskonforme Zahlung nicht verzögert wird. Große Unternehmen mit weitgehend digitalisierter Bestellannahme können sich direkt und individuell auf ihre Bedürfnisse zugeschnitten per EDI integrieren.

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  • Order Management
    Freigaberichtlinie verlässlich umsetzen

    Zentrales Element moderner Bestellsysteme ist der Genehmigungs- und Kontierungsworkflow für Bedarfsanforderungen. Über mehrere Stufen werden die vom Anforderer erfassten Bedarfsmeldungen von den Budgetverantwortlichen und je nach Warengruppe auch von Warengruppenexperten geprüft und genehmigt. Anschließend werden die Daten zu einer gültigen Bestellung vervollständigt und in den Bestellversand gegeben. Dieser zentrale Bestellprozess wird heute oft in derSAP-Komponente SRM abgebildet. Mit der Abkündigung von SRM möchte SAP diese Prozesse in einer Kombination von S4HANA und Ariba abbilden.

    In vielen Fällen kann jedoch eine Nicht-SAP-Lösung sinnvoll sein. Beispielsweise um in wenigen Wochen eine neue Unternehmenseinheit in die Einkaufsprozesse zu integrieren, da der SAP-Rollout erst zeitlich verzögert stattfinden kann. Oder um kleine Landesgesellschaften / Unternehmensbereiche zu integrieren, für die sich ein SAP-Rollout im Einkauf nicht lohnt. Oder um die Katalogbeschaffung auch dann zu etablieren, wenn keine SAP-Einführung geplant ist. Oder auch um Warengruppen in die Katalogbeschaffung zu integrieren, die über den herkömmlichen Beschaffungsweg nicht abgedeckt werden sollen.

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  • Portal
    Der "Single Point of Purchase"

    Zentraler Einstieg für die Fläche ist das P!ONE Portal. Hier finden die Mitarbeiter der Fachbereiche das komplette Angebot im Einkauf. Je nach Gestaltung der Prozesse gehören dazu vorverhandelte Sortimente (Kataloge), intelligente Formulare für spezifische Warengruppen, integrierte Lieferanten-Shops, beschaffungsrelevante Systeme wie beispielsweise interne IT-Services oder Dienstreiseportale.

    So wird das volle Leistungsangebot Ihres Einkaufs zentral im Unternehmen sichtbar. Sie schaffen den "Single Point of Purchase". Und dieser kann auch gleich direkt im Self-Service durch Ihre Fachbereiche genutzt werden. Eine übergreifende Suchfunktion erfasst sämtliche Angebote und beschleunigt den Bestellvorgang. Die sachorientierte, einfach zu bedienende Anwendungsoberfläche erfüllt die Erwartungshaltung der Benutzer und sorgt für hohe Akzeptanz von Anfang an.

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  • Catalog Management
    Vertragsleistung einfach abrufen

    Im Modul "Catalog" werden fertig verhandelte, sofort bestellbare Waren und Dienstleistungen lieferantenübergreifend übersichtlich bereitgestellt. So können ihre sorgfältig ausgehandelten Rahmenverträge in der Fläche zuverlässig und mit stets aktuellen Daten bereitgestellt und bestmöglich genutzt werden.

    Über eine leistungsstarke, übergreifende Suche können die passenden Angebote schrittweise selektiert werden. Ebenso kann über die komplette Warengruppenstruktur intuitiv gesucht werden, um dann lieferantenübergreifend in den Sortimenten recherchieren zu können. Typische vertraute Shop-Funktionen wie Artikelvergleich, persönliche Favoriten, Bestellvorlagen und natürlich der Einkaufswagen und die Bestellhistorie sorgen für eine unkomplizierte Bedarfsmeldung.

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  • Smart Forms
    Kontrolliert Flexibilität erlauben

    Das Modul "Smart Forms" dient der eigenständigen Erstellung und Verwaltung von Formularen für formulargestützte Freitextbestellungen, verständliche Konfigurationsmöglichkeiten und individuelle Bestellinformationen an Katalogartikeln. Flexible Prüfregeln sorgen dabei für korrekte Daten, die per grafischem Mapping individuell auf die Standardschnittstellen zugeordnet werden. Neben Standardprüfungen wie Pflichtfeldern, Datentypen, Längen- und Wertgrenzen und Auswahloptionen sind auch komplexere Abhängigkeiten konfigurierbar. So werden Fehleingaben vermieden und Bedarfe ohne Rückfragen verarbeitbar.

    Das Layout kann dabei flexibel ein- oder mehrspaltig erfolgen und Hilfstexte, Formulargruppen und andere Elemente enthalten, um den Erklärungsbedarf zu minimieren. Neben einem guten Sortiment an Katalogartikeln sind intelligente Formulare der Schlüssel für eine weitgehend automatisierte Beschaffung und die von TOP-Unternehmen erziehlten Werte von über 90% bei der "No-Touch-Rate" im operativen Einkauf.

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Weitere Leistungen für den Einkauf

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